Dokument navn: Profiler
Ansvarlig: IPW
Godkender: Anita Larsen
Dokument version: 2013-02-11 09:01
Kategori: IPW Håndbog
Profiler
- Opret/rediger profiler
- Læse- og redigeringsadgang
- Ubegrænset læseadgang
- Offentlig adgang
- Afgrænset adgang
- Operationer
- Profilen "ALL USERS" - systemets minimumsprofil
Profiler anvendes til at definere forskellige sæt af tilladte handlinger, som brugere kan udføre i IPW METAZO. Man kan fx oprette en profil, som giver lov til at oprette og redigere dokumenter, og en anden profil som giver lov til at slette afvigelser.
Når man opretter brugere, kan man tildele brugeren et vilkårligt antal profiler. Brugeren vil herefter have lov til at udføre summen af de ting, som de valgte profiler giver lov til. På denne måde er det muligt at oprette en række profiler, som hver især indeholder adgang til de forskellige funktioner, som man ønsker at uddelegere. Derefter kan man sammensætte dem vilkårligt på de enkelte brugere.
Profilerne anvendes også til at definere, hvordan adgangen til tabellernes poster skal være. Visse brugere skal have lov til at læse eller skrive i samtlige poster i en tabel, mens andre brugere kun skal have lov til at læse eller skrive udvalgte poster.
Ved oprettelse af en profil angives et sigende navn for profilens funktioner.
Efter oprettelse kan man vælge at tilknytte flere brugere i den samme profil på én gang. Ved at holde CTRL-tasten nede markeres flere brugere:
Den enkelte profil indeholder en komplet liste over alle tabeller i IPW METAZO – både de tabeller som systemet er født med, men også de tabeller som du eventuelt selv har lavet med IPW Formular. Listen er inddelt i generelle systemtabeller efterfulgt af særlige systemtabeller afhængig af hvilke IPW programmer din installation inkluderer, IPW Håndbog, IPW eFormular Pro, Kompetencestyring osv. Bemærk at din IPW installation altid vil være en kombination af generelle system- samt applikationsafhængige tabeller.
Ud for det enkelte tabelnavn findes to ting:
1. Adgang til poster – hhv. læse- og redigeringsadgang
2. Adgang til operationer – afkrydsningsfelter for alle de operationer der er relevante for tabellen.
Enkelte tabeller har flere operationer som kan tilgås ved klik på knappen "Vis".
Til de enkelte tabeller er det muligt at angive, hvilken type adgang til posterne denne profil giver de brugere, som er tilknyttet profilen. Der findes 3 forskellige typer af adgangsstyring til tabellerne:
1. Ubegrænset læseadgang
2. Offentlig adgang
3. Begrænset adgang
"Ubegrænset læseadgang" gælder på alle de tabeller, der kan kaldes for hjælpetabeller. Det drejer sig fx om tabellerne "Afdelinger", "Fejlårsager" o.lign. – alt sammen tabeller, hvor posternes indhold udelukkende anvendes som valgbare elementer i andre tabeller. Dette gælder for langt størstedelen af tabellerne i IPW METAZO. Ved tabeller med fri læseadgang kan der ikke angives nogle indstillinger for læseadgangen – den er fra starten afkrydset, og kan ikke ændres.
Til gengæld kan man for disse tabeller styre hvorvidt der er redigeringsadgang. Dette gøres ved at vælge den ønskede redigeringsadgang, der som udgangspunkt står på "Ingen poster".
Der er kun 2 muligheder: Enten kan brugeren, som er tildelt profilen, ikke redigere nogle poster i tabellen, eller også kan han redigere alle poster. Fx ved tabellen Fejlårsager, hvor der naturligvis kan være en person, som er tildelt retten til at vedligeholde disse. Han vil i så fald have ret til at vedligeholde samtlige Fejlårsager.
Nogle få tabeller i IPW METAZO har en særlig egenskab i forhold til læserettigheder. Dette er ikke anderledes end i tidligere versioner. Det drejer sig om dokumenter, filer og menupunkter. Posterne i disse tabeller er som udgangspunkt offentlige (dvs der er fri læseadgang) med mindre der på den enkelte post er angivet, at kun specifikke brugere kan tilgå dem. Brugerne har som altid tillige adgang til de poster de enten selv har oprettet, eller som andre har givet dem adgang til.
Man kan naturligvis angive i profilen, at der skal være læseadgang til alle poster for den bruger, som er tilknyttet denne profil, hvilket fx for tabellen Dokumenter kan være relevant for kvalitetschefen – medmindre han i forvejen er administrator af systemet.
For en række tabeller, fx reklamationer, afvigelser o.lign, findes det vi kalder for "begrænset adgang". Ved normal adgang skelnes der mellem om brugeren får adgang til udvalgte poster eller til alle poster. Brugeren har som udgangspunkt altid adgang til "udvalgte poster" – hvilket omfatter de poster, som brugeren selv har oprettet, eller som andre har givet vedkommende læse- eller redigeringsadgang til. Det er dog muligt at angive, at brugeren skal have læseadgang til "alle poster".
Det samme gælder for redigeringsadgangen til posterne. Det er altså muligt at lave profiler, som gør at man kan oprette brugere, hvor nogle kun har læseadgang, fx til de afvigelser de selv har oprettet, mens andre brugere, fx kvalitetschefen, har skriveadgang til samtlige poster.
Efter angivelserne af læse- og redigeringsadgang følger afkrydsningsfelter, som giver lov til at udføre bestemte operationer i den enkelte tabel.
"Oprettelse" og "Sletning" er gennemgående operationer i næsten alle tabeller, hvor brugere kan gives lov til hhv. at oprette nye poster, eller slette eksisterende.
Derudover findes der for en række af tabellerne operationer som er specifikke for netop denne, fx Dokumenter, hvor der kan angives om man må "Anmode om godkendelse" eller "Godkende og udgive". Disse kommer frem ved klik på knappen "Vis"
En enkelt operation skiller sig ud fra de andre, nemlig den første "Vis i menu". Denne bliver automatisk afkrydset, hvis man angiver, at profilen giver læseadgang til den aktuelle tabel. Dette har udelukkende betydning for brugere, som har adgang til administrationssystemet. Her vil det oftest være mest hensigtsmæssigt, at brugere der er tildelt læse- eller redigeringsadgang til tabeller, også kan finde dem i hovedmenuen i toppen af brugerfladen. Der kan dog være undtagelser, hvor man udelukkende er interesseret i, at brugeren skal have redigeringsadgang til posterne via fx links i automatisk udsendte emails. I så fald er der mulighed for at skjule menupunktet for brugeren.
Du kan oprette et vilkårligt antal profiler, og hver bruger kan knyttes til et vilkårligt antal profiler afhængig af medarbejderens rolle i systemet.
Som standard har vi oprettet et antal standardprofiler, som du kan anvende.
Bemærk at denne profil er minimumsprofilen for alle brugere oprettet i systemet. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at tilføje ekstra rettigheder og operationer som skal kunne udføres af alle i virksomheden.
Forvirring (pk, 2012-04-19 10:56)
Jeg ved jo godt, at når man sidder og skriver og skriver og skriver, så er det meget svært at vedblive med at være konsekvent. Dette er et eksempel, som måske trænger til at blive rettet:
Afgrænset adgang
For en række tabeller, fx reklamationer, afvigelser o.lign, findes det vi kalder for "begrænset adgang".
Altså: Overskrifter hedder Afgrænset og i brødteksten hedder det begrænset.
Eller er det med vilje?
Irellevant information? (pk, 2012-04-19 10:46)
Under overskriften Offentlig adgang noteres det, at "Dette er ikke anderledes end i tidligere versioner". ER det ikke en helt unødvendig information, der bare kan slettes?