Dokument navn: Sådan opretter du en formular
Ansvarlig: IPW
Godkender: Anita Larsen
Dokument version: 2013-02-07 11:39
Kategori: IPW eFormular Pro
Sådan opretter du en formular
- Opret formularer - formularegenskaber
- Redigering af yderligere formularoplysninger
- Opret dokument der udgiver din formular i IPW Håndbog
- Opret hændelsesmail så der udsendes mail når en post oprettes i din formular
Tilgå IPW eFormular i din METAZO-menu for at redigere/oprette formularer:
Herefter kan du enten vælge at redigere en af de eksisterende formularer som findes i rullelisten eller du kan oprette en ny formular ved at klikke på knappen (Opret ny) ved siden af rullelisten.
Dette fører dig videre til oprettelsesdialogen for formularer, som er beskrevet i afsnittet herunder. Når du har oprettet formularen vil den være at finde på listen over formularer, og du vil kunne vælge formularen i rullelisten og oprette formularens felter.
Opret formularer - formularegenskaber
Beskrivelse
Her angiver du navnet på din formular.
Kort beskrivelse
Her kan du angive en forkortelse for navnet på din hjælpetabel. Denne betegnelse anvendes kun såfremt du vælger at relatere denne tabel som et faneblad på en anden formular.
Formular type
Her skal du angive typen af din formular. Du kan vælge mellem Formular og Hjælpetabel. Vælger du typen Formular, opretter du en almindelig formular, som vil fremgå i menuen. Vælger du i stedet Hjælpetabel, laver du en formular, som placeres i undermenuen Hjælpetabeller i Formular-menuen.
Hjælpetabeller er simple formularer, som skal indeholde poster, der kan vælges i rullebokse i de ordinære formularer. Det kan fx være varer, fejlkoder, afdelingsbetegnelser o.lign. – altså simple, strukturerede data, som er det der gør de ordinære formularers indhold ensartet og dermed egnet til statistisk behandling efterfølgende. Hjælpetabellerne adskiller sig ikke nævneværdigt fra de ordinære formularer i deres opbygning, udover at de ikke kan opdeles i procestrin. Læs mere herom her.
Tilgængelige faneblade
Her kan du markere hvilke andre tabeller fra IPW METAZO der skal indgå i den oprettede formular. Du kan vælge mellem både de indbyggede tabeller og de tabeller, som du selv har oprettet i IPW eFormular.
De valgte tabeller vil være tilgængelige som faneblade under den enkelte post der oprettes i formularen. Her vil de valgte tabeller lægge sig side om side med de faneblade, som altid er tilgængelige – Filer, Noter og Egenskaber
De tilgængelige faneblade kan opføre sig på to måder. Vælger du en vilkårlig tabel, som ikke rummer relationer til den tabel du bearbejder nu, vil posterne under fanebladet kun være tilgængelige under den aktuelle post. Dette er således fanebladene Noter og Filer fungerer – de noter du skriver til en post, eller de filer du uploader til den, ligger kun tilgængeligt under netop denne post.
Hvis du derimod vælger en tabel, som selv indeholder et felt der refererer til den formular du er ved at redigere, så vil posterne under fanebladet ændre karakter. Så vil de opføre sig på samme måde som tabellerne Virksomheder og Kontaktpersoner. I disse tabeller er alle posterne selvstændige, og kan alle tilgåes hver for sig, men den delmængde af kontaktpersonerne, som er tilknyttet en given virksomhed, vil være isoleret i fanebladet Kontaktpersoner under den pågældende virksomhedspost i Virksomheder.
FIF: Som et lille fif kan vi anbefale at vælge tabellen "Hændelseslog" som et tilknyttet faneblad. Herved vil I kunne se de email som bliver sendt fra systemet relateret til den aktuelle formular. Dette er naturligvis kun aktuelt for formularer med hændelser (emails).
Vis historik
Ved at sætte kryds i dette afkrydsningsfelt angiver du, at du gerne vil vise et resume over postens indhold i højre side af post-redigeringen. Dette er specielt anvendeligt i formularer der er opdelt i procestrin, hvor man gerne vil vise samtlige informationer fra posten sammen med de felter der er udvalgt som redigerbare i det enkelte procestrin.
Klik på Opret når du har indtastet de nødvendige oplysninger til den pågældende formular. Din formular er nu oprettet og vil fremgå af listen over formularer.
Redigering af yderligere formularoplysninger
Når du har oprettet din formular kan du vælge den i rullelisten med formularer. Ved at klikke på Formularegenskaber, får du adgang til en række yderligere værktøjer som kan hjælpe dig til at få det største udbytte af din formular.
Trykker du på knappen Opret dokument får du mulighed for at udgive din formular. Der fremkommer følgende dialogboks:
I feltet Dokumentnavn skal du angive navnet på det dokument du ønsker at lave. Når du trykker på OK oprettes dette dokument, og vil indeholde komponenten Udgiv brugerflade, med en udgivelse af oprettelsestrinnet for den formular, du er ved at redigere. Efterfølgende kan du sætte brugerrettigheder på det oprettede dokument, så du præcist kan regulere, hvem der har adgang til at oprette poster i formularen i din håndbog. Det oprettede dokument er et helt almindeligt dokument, som du nu kan sætte på et menupunkt eller linke til fra andre dokumenter. Læs mere om dokumenter her.
Trykker du på knappen Opret hændelsesmail får du mulighed for at oprette en hændelsesmail til din formular. Hændelsesmails er emails der udsendes til valgte personer, når der sker noget med en post – enten fastdefinerede personer, der altid skal have en mail fx ved oprettelse af en post, eller variabelt valgte personer, fx den eller de personer der er valgt som ansvarlige for den videre behandling. Læs mere om dette herunder.
Med denne funktion kan du kun oprette hændelsesmails som opstår ved oprettelse af nye poster i din formular. Disse kan dog senere nemt ændres til i stedet at blive udløst af andre hændelser, som fx at en post bevæger sig fra et procestrin til et andet. Læs mere om dette i afsnittet om hændelser.
Ved tryk på knappen fremkommer følgende dialogboks:
Felterne du kan udfylde er følgende:
Emne
Dette er den tekst der optræder i emnelinien i den udsendte email. Teksten er forvalgt til "Ny post oprettet" men kan ændres som du ønsker.
Besked
Dette er indholdet af den udsendte email. Feltet indeholder en blanding af almindelig tekst og en række feltkoder, som refererer til de enkelte felter i formularen. Derved er det muligt at medsende relevante informationer fra den oprettede formular, som det kan være nyttigt for modtageren at orientere sig om. Emailen indeholder også et link til den oprettede post, så modtageren nemt kan tilgå posten direkte fra sit emailprogram.
Sendes til bruger eller brugergrupper angivet i feltet
Hvis den formular du aktuelt bearbejder indeholder felter, som lister brugere eller brugergrupper, så vil disse felter være vist her. Vælger du et af disse felter, så vil indholdet af dette felt, i den oprettede post, være afgørende for, hvor hændelsesmailen sendes hen. Det kan fx være, at du laver et felt der hedder "Information til" som er af typen "Relation til brugertabel" (se senere). Hvis du vælger dette felt "Information til" i "Sendes til bruger eller brugergrupper angivet i feltet", så vil hændelsesmailen blive sendt til de brugere, som er markeret i "Information til" når der oprettes en post.
Sendes til specifikke brugere eller brugergrupper
Her kan du angive hvilke brugere og brugergrupper der altid skal have en email, når der oprettes en ny post i formularen. Hvis du holder Ctrl nede, når du klikker med musen, kan du vælge mere end eet valg.
Når du trykker på OK oprettes din hændelse.
Liste over hændelser
Ved at trykke på denne knap får du et separat vindue med et overblik over alle oprettede hændelser til denne formular. Her har du adgang til at redigere dine hændelser. Læs mere om hændelser her.
Læs også hvordan du:
