Dokument navn: Import af data fra csv filer
Ansvarlig: IPW
Godkender: Anita Larsen
Dokument version: 2013-02-14 11:06
Kategori: IPW Håndbog

Import af data fra csv filer

Primær funktionalitet

Manuel import af data fra en CSV fil skal ses som hjælp til oprettelse af nye poster. Dette er ikke tænkt som et værktøj til vedligeholdelse af eksisterende data.

Brug funktionaliteten varsomt, da det ikke er muligt at fortryde ændringer foretaget af importen.

Begrænsninger

Der er følgende begrænsninger ved import funktionen.

  • Ikke udfyldte kolonner opfattes som en tom tekst og sletter eventuel allerede eksisterende data ved opdatering af en post.
  • Felter med relation til andre tabeller skal udfyldes med valid data, da blanke felter vil resultere i nyoprettede blanke poster i relationstabellen.
  • Lav altid en test import med få rækker af poster, så resultatet kan godkendes inden en fuld import. Det kan være et stort arbejde at rydde op efter en ikke succesfuld import.

Opret en csv fil som skabelon for import data

1. Opret et nyt simpelt tekst dokument

Opret et nyt tekst-dokument.png

2. Omdøb dokumentet, så fil-formatet ændres til csv

3. Kopier kolonnebeskrivelsen fra importtabellen over i den oprettede fil

* Menu -> Funktioner -> Avanceret -> Import fra CSV fil

* Vælg den ønskede tabel til importen

Kopier beskrivelsen af kolonnerne.png

4. Gem csv filen

5. Åben et nyt tomt dokument i Excel.

6. Importér csv filen med kolonnebeskrivelserne

* Vælg Data og Fra tekst i Excel

Excel - Import fra tekst.png

* Vælg CSV filen med kolonneoverskrifterne

Excel - Vælg csv filen til import.png

* Vælg Afgrænset datatype og Filoprindelse som Unicode (UTF-7). Filoprindelsen kan variere, så det er vigtigt at tjekke visningen af filen, hvor ÆØÅ og specialtegn skal stå læsbart.

Guiden Tekstimport - trin 1 af 3.png

* Vælg Semikolon som afgrænser

Guiden Tekstimport - trin 2 af 3.png

* Udfør resten af importen

Guiden Tekstimport - trin 3 af 3.png

7. Kopier relevant data ind i de tilsvarende kolonner. Det er vigtigt ikke at fjerne tomme kolonner.

Excel - Kopiering af Varenr mm til csv filen 2.png

8. Når alle data er kopieret ind, skal den første linje med kolonnetitlerne slettes.

9. Gem dokumentet som en Semikolonsepareret csv fil. Bemærk valget af filtypen!

Gem som - semikolonsepareret - csv fil.png

10. Tjek indholdet af csv filen ved at åbne den i Notesblok.

Notesblok - Tjek indhold i csvfilen.png

11. Gå tilbage til csv importen i Metazo og vælg csv-filen. For at undgå dupletter af poster er det vigtigt at sætte Nøglefeltet for kolonnen med unikke værdier. Der sikrer opdatering af eksisterende poster med tilsvarende nøgleværdi.

Udfyld nøglefelt og vælg csvfilen til importen.png

12. Tryk Næste for at gennemføre importen.

13. Tjek at de ønskede data er importeret som ønsket i den valgte tabel.



IPW Systems a.s · Håndbog version 3.1.2 · support@ipwsystems.dk